MBA工商管理硕士：如何领导有效的虚拟会议？
即使在最好的情况下，充分吸引团队成员的注意力对领导者和经理来说也是具有挑战性的。这对于面对面的会议是正确的，在虚拟举行会议时更是如此。在 COVID-19 大流行期间，在线会议变得越来越普遍，这使团队能够在遵守社交距离准则的同时保持运营效率。许多技术平台使这些会议成为可能；结合正确的战略，这些平台使领导者能够促进富有成效的会议。

准备虚拟会议
确定正确的软件解决方案是实现有效虚拟通信的重要第一步。然而，为了确保会议尽可能富有成效，领导者和管理者还应该做好其他准备工作。

制定基本规则
确保所有团队成员都了解虚拟会议的基本期望和行为规则；您可以通过电子邮件向所有参与者发送指导方针，甚至将它们包含在您的员工手册中。一些示例包括以下内容：
• 要准时。
• 适当使用视频、聊天和举手功能。
• 静音音频，除非是在演示或提问/回答问题时。
• 避免分心的活动，例如吃饭或浏览智能手机。
• 使用笔记本电脑代替手机，确保图像稳定。

鼓励参与
团队成员应了解行为规则，以及您对参与的期望。考虑这些例子：
• 提前发送提议的会议议程，并询问是否有任何建议的更改或补充。
• 确保员工知道他们是否以及何时需要出席，以及持续多长时间。
• 提前为您的员工分配任务，例如促进讨论、管理幻灯片或记录会议记录。
• 为所有员工提供发言机会，确保没有人感到被冷落或黯然失色。

提前测试您的技术
没有什么比技术混乱更快地破坏虚拟会议了。请务必提前测试您的技术设置；确保音频、视频和聊天功能可以正常工作。鼓励您的所有团队成员也这样做，测试他们的技术设置和 Internet 连接。

设置您的会议空间
即使在虚拟会议中，您的物理空间也很重要。在您的家庭办公室中找一个光线充足、噪音小、干扰少的地方。确保它还提供良好的 Wi-Fi 连接。

启用会议之外的沟通渠道
即使不在会议中，您的团队成员也能够一起交谈，这一点很重要；所谓的饮水机聊天对于团队凝聚力和整体士气很重要。设置专门的组，例如团队 Slack 频道，成员可以在其中互动。

考虑时机
如果您的员工来自世界各地，请确保在计划会议时考虑他们的时区。如果可能，请避免让任何人在当地时间凌晨 3 点加入 Zoom 会议。

了解有关准备虚拟会议的更多信息
当您考虑下一次虚拟会议时，这些额外的资源可能会派上用场：
• Yonder，“准备虚拟会议的 4 个技巧”。获取一些可行的建议以有效地准备会议，例如确保所有团队成员都可以访问正确的技术设置。
• 福布斯， “让您的虚拟会议更专业的 12 个技巧。” 在下一次远程会议中发现一些提高专业水平的聪明方法。
• 平衡职业，“如何制定有效的会议议程。” 了解有效会议议程的一些关键组成部分。

运行有效的虚拟会议
通过认真准备，您可以为会议的成功奠定基础。即使会议开始后，您也可以采取进一步措施来确保会议富有成效、引人入胜且符合主题。

有效虚拟会议的提示
运行有效的在线会议的一些最佳实践包括以下内容：
• 做点什么来打破僵局。为了让人们畅所欲言，提出一些问题、要求介绍或计划另一项破冰活动，例如使用Kahoot让参与者进行快速互动问答游戏。
• 轮流。鼓励参与者轮流回答问题，这样可以减少尴尬的沉默。
• 使用视觉资产。吸引会议参与者的最佳方式之一是通过视觉组件。共享屏幕、虚拟白板和幻灯片都可以很好地工作。
• 请参阅您的议程。确保会议议程在屏幕上可见，并使用它来引导您的会议从一个主题转到下一个主题。
• 穿着专业。通过穿着合适的工作服，您可以发送视觉提醒，表明这是一次商务会议，而不是非正式的聚会。
• 直视相机。虚拟平台很难保持“眼神交流”，但您至少可以直视镜头以表明您完全投入。
• 避免多任务处理。当你在开会时，在开会。如果您还尝试查看电子邮件或滚动浏览 Twitter，您将不会从中受益。
• 不要因为故障而生气。可能会发生技术问题，并且没有必要自责。只要确保你从错误中吸取教训，为下一个
• 关闭会议并采取后续步骤。提供一份清晰的行动项目清单，包括需要交付的项目。另外，指定下次会议的时间。
• 跟进。会后发送反馈调查，并提出解决任何悬而未决的问题或困惑点。

进一步指南
要获得有关运行有效会议的更多见解，请尝试以下一些资源：
• Slack，“2020 年远程会议终极指南”。深入了解本综合指南，以举办有效的在线会议。
• Fast Company， “如何进行不痛苦（实际上富有成效）的虚拟会议”。考虑这些准则以保持会议正常进行。
• 企业家， “与远程团队进行有效虚拟会议的 5 种方法。” 提高您管理会议参与的技能。
• HubSpot，“根据 HubSpot 的远程工作经理的说法，如何举办包容性虚拟会议。” 深入了解举办包括所有各方的在线会议。
• 哈佛商业评论，“举办一场伟大的虚拟会议需要什么”。了解保持会议富有成效和参与度所涉及的内容。

虚拟会议平台
甚至在 COVID-19 之前，虚拟通信和协作工具就使团队能够以虚拟方式相互参与，包括来自全球各地的成员。这些平台现在变得更加重要，它们提供的功能各不相同。有些允许以最少的交互进行标准会议，而另一些则在本质上更具协作性。

常用的虚拟会议平台
虚拟会议的一些最受欢迎的选项包括：
• 缩放。Zoom 已成为 COVID-19 时代的首选虚拟会议平台。它的一些主要功能包括让与会者“举手”、共享白板和共享屏幕的能力。
• 谷歌见面。在许多方面与 Zoom 类似，Google Meet 提供屏幕共享、视频字幕和强大的加密技术。
• Skype。Skype 可用于主持相当大的团体，还可以轻松记录整个会议。
• 微软团队。Microsoft Teams 连接到其他 Microsoft Office 365 应用程序，包括 Outlook 和 OneDrive。它提供聊天、文件共享和许多其他功能。
• 松弛。Slack 的企业功能在您的团队的专用渠道中启用了许多通信选项。
• 由此。Whereby 是一款简单的虚拟会议应用程序，可在您的浏览器中运行，无需下载应用程序或软件。
• 转到会议。GoToMeeting 是一个最适合用于大型团体或举办网络研讨会的平台。
• 思科网迅。Cisco Webex 是举办全球会议和演示的主要选择，尤其是在涉及更大的团体时。

有关虚拟会议平台的更多信息
当您考虑您的选择时，以下是一些可能会有所帮助的额外资源：
• Business.com，“考虑虚拟会议技术时需要注意的 15 件事。” 在您浏览不同的软件解决方案时，发现一些需要考虑的关键因素。
• 人力资源总监，“关于视频会议的隐私和数据保护问题指南”。详细了解围绕虚拟会议的人力资源问题，包括潜在的隐私问题。

协作工具
除了这些虚拟会议平台之外，其他工具也可以促进轻松协作。一些顶级选项包括：
• 清晰的图表。Lucidchart 允许您的团队成员远程协作以创建可视化数据点，包括图表和流程图。
• 米罗。准备好参加团队头脑风暴会议了吗？试用 Miro，这是您的团队成员可以共享的在线白板工具。
• 果酱板。Jamboard 是一个 Google 程序，它提供带有内置照片功能的虚拟白板选项。

有关协作工具的更多信息
在考虑这些协作工具时，以下是一些可能会有所帮助的额外资源：
• 概念板，“成功虚拟协作的 10 条提示”。发现尽可能有效地使用虚拟协作工具的见解。
• 哈佛商业评论， “如果您的团队偏远，如何有效协作。” 获取有关虚拟团队如何有效和高效合作的提示。

在虚拟会议中取得成功
在不断蔓延的大流行中，虚拟会议已成为生活中的事实。虽然这些会议不一定是理想的，但它们可以是富有成效、引人入胜且有意义的。这一切都始于适当的计划。